Ein PDF unterschreiben

Was ein PDF zu unterschreiben wirklich heißt

Fast jeder, der das fragt, will ein Bild seines Namens auf einer Seite. Das ist eine elektronische Unterschrift, und sie gibt dir ein freier Leser schnell. Sie ist eine Zeichnung oben auf der Seite, nicht anders als jedes andere Bild in der Datei.

Die andere Art ist eine Zertifikatsunterschrift. Ein Dokument digital zu signieren in diesem Sinn bindet einen kryptografischen Fingerabdruck dessen, was die Unterschrift deckt, an deine Identität – ein Leser kann also sagen, wer unterschrieb, und ob danach eine unerlaubte Änderung geschah. Dafür braucht es ein Zertifikat – sie steht also getrennt in der Zertifikatsanleitung.

Auf dem Mac unterschreiben

Vorschau ist schon installiert, und sie kann das gut. Öffne das PDF, schalte die Markierungssymbolleiste ein und suche die Unterschriftssteuerung. Du kannst mit dem Trackpad zeichnen oder eine auf weißes Papier geschriebene Unterschrift vor die Kamera halten – was ein weit saubereres Ergebnis gibt als ein Trackpad je.

Die Unterschrift wird gespeichert, das nächste Dokument nutzt sie also erneut. Ziehe den Kasten auf die Seite, skaliere ihn und speichere. Apple verschiebt diese Steuerungen zwischen Versionen – traue also den Symbolen in der Symbolleiste statt einem vor einem Jahr aufgeschriebenen Menüpfad.

Auf iPhone oder iPad unterschreiben

Markieren ist in die Dateien-App und in Mail eingebaut – ein Vertrag, der als Anhang ankam, lässt sich also unterschreiben, ohne ihn irgendwohin zu bewegen. Öffne den Anhang, öffne Markieren und füge eine Unterschrift über dieselbe Steuerung hinzu, die Text und Formen hinzufügt.

Ein Finger geht. Ein Apple Pencil geht besser. In beiden Fällen ist das Ergebnis eine Zeichnung auf der Seite, exakt wie der Mac-Weg – und die zurückgeschickte Datei ist ein normales PDF, das in jedem PDF-Leser öffnet. Nichts hier braucht ein Konto oder ein Abo.

Unter Windows unterschreiben

Adobe Acrobat Reader ist gratis, und seine Ausfüllen-und-Unterschreiben-Funktion deckt das ab. Zeichne deinen Namen einmal, platziere ihn, speichere. Microsoft Edge kann ein PDF ebenfalls öffnen und bemalen, doch seine Tinte ist eine Freihandzeichnung statt einer gespeicherten, wiederverwendbaren Unterschrift.

Willst du lieber nichts installieren, geht der Scan-Weg weiter: Seite drucken, unterschreiben, fotografieren und das Foto mit Bilder zu PDF in eine PDF-Seite verwandeln. Es ist langsamer, und es sieht aus, wie es ist.

Zuletzt unterschreiben

Jede andere Operation, die du fahren könntest, baut das Dokument neu. Verbinden, Umsortieren, Drehen, Zuschneiden und Komprimieren kopieren alle Seiten in eine neue Datei, und eine Zertifikatsunterschrift ist an die Bytes der alten gebunden. Unterschreibe nach alldem, nie davor.

Eine gezeichnete Unterschrift ist anders, weil sie nur Seiteninhalt ist – sie überlebt also Verbinden oder Umsortieren. Selbst dann lohnt die Reihenfolge, weil sie dir erspart zu prüfen, ob das Bild nach dem Mischen auf der richtigen Seite landete.

Was mit der unterschriebenen Datei tun

Muss sie per Mail und das Postfach wirft sie zurück, nimmt das Komprimier- werkzeug eine Größe in KB und prüft, dass der Text weiter markierbar ist, bevor es die Datei zurückreicht. Unterschriftsbilder komprimieren gut, weil sie Bilder sind.

Steckt Privates darin, legt das Schutzwerkzeug ein Öffnungs- passwort darauf, und der Privatsphäre-Check listet, was die Datei über Software und die Leute sagt, die sie anfassten.

Schrumpfe vor dem Unterschreiben, nicht danach. Komprimiere das ununterschriebene Dokument erst auf seine Zielgröße, weil Komprimieren die Datei neu schreibt und eine Zertifikatsunterschrift versiegelt, was sie zur Signierzeit deckte.

Wenn eine gezeichnete Unterschrift nicht genügt

Manche Organisationen nehmen keine Zeichnung. Ausschreibungen, manche Grund- und Firmenbuch-Einreichungen und manche grenzüberschreitenden Verträge verlangen eine Unterschrift, die eine Maschine prüfen kann. Hat dir jemand gesagt, die Unterschrift müsse prüfbar sein, meint er ein Zertifikat.

Die Vergleichsanleitung erklärt, wie du erkennst, welche von dir verlangt wird, und die Unterschriftsanleitung behandelt, ein sauberes Bild deiner Handschrift auf die Seite zu bekommen.